Смена фамилии в трудовой книжке, особенности оформления вкладыша
В обязанности любого сотрудника отдела кадров входит своевременное заполнение и внесение сведений, касающихся трудовой деятельности сотрудников организации. Профессиональные знания специалиста должны охватывать не только сферу трудовых взаимоотношений, но и действующие нормативно-правовые акты. Трудовая книжка содержит информацию о наиболее важных этапах деятельности каждого сотрудника. Будь то директор или обычный сторож, в каждом из случаев специалист отдела кадров обязан заполнять книжку соответствующим образом.
К редакционным работам можно отнести и смену фамилии в трудовой книжке, данный процесс подробно описан в нормативном акте, принятом в 2003 году – «Инструкциях о ведении и хранении трудовых книжек». Данный документ является основным при осуществлении деятельности или внесении каких-либо изменений.
В процессе выдачи трудовой книжки при увольнении нужно проверить личные данные, чтобы впоследствии не столкнуться с неприятными ситуациями. Требуют особого контроля ситуации, в которых работник вступил в брак и сменил прежнюю фамилию. В этом случае, сразу же после получения паспорта с новыми данными, следует заняться и вопросом оформления всех документов по месту работы. Работник имеет право по собственному желанию, а также после бракоразводного процесса сменить фамилию. В любом случае, для начала нужно получить документ, удостоверяющий личность.
Трудовая книжка содержит множество записей, вкладыш в трудовую книжку и другие поля должны быть грамотно и корректно заполнены. При получении документа на руки, следует проверить их правильность. Ну, а в процессе осуществления деятельности – оповещать обо всех изменениях сотрудника отдела кадров. Если у работника по какой-либо причине ожидается изменение фамилии, имени или отчества, следует заранее оповестить об этом специалиста и подготовить следующие документы:
- удостоверение личности на новую фамилию;
- свидетельство о браке, если фамилия заменена вследствие замужества;
- иное свидетельство, подтверждающее замену имени, фамилии или отчества.
Данный пакет подается в отдел кадров и в устной форме оповещается об изменениях. Многие специалисты требуют письменное заявление от сотрудников. В этом нет необходимости, на основе этих данных специалист вправе внести коррекции. Законодательство не определяет конкретные сроки для внесения соответствующих изменений. Однако следует максимально быстро заняться этим вопросом.
Работник должен ознакомиться с приказом и рекомендуется проверить наличие изменений в документах, правильность записи. Только после этого можно считать, что дело завершено.